Schwerpunkt 2
Digitale Kommunikationsplattformen

Unsere Basis für didaktische Entwicklungen sowie digitale Kooperation und Kollaboration

Unsere auf Selbstverantwortung, Kompetenzorientierung und Individualisierung ausgerichtete Lehr-/Lernkultur bedarf zur Erhaltung ihrer hohen Qualität der regelmäßigen Evaluation, Erweiterung und Optimierung. Dies ist noch einmal bedeutsamer, bedenkt man die steigende Heterogenität, Dynamik und Digitalisierung der uns umgebenden Märkte, mit denen wir zu tun haben. Unsere Kolleginnen und Kollegen sind mehr denn je gefordert, regelmäßig und schnell sowohl intern als auch mit externen Partnern zu kommunizieren und zu kooperieren, um durch didaktische Entwicklungen und Schaffung von Transparenz die angesprochene Qualität der Lehr-/Lernkultur SkiL auf konstant hohem Qualitätsniveau zu halten. Prozesse müssen agil sein, damit dieses gelingen kann. Daher setzen wir auch hier auf digitale Plattformen und Tools, wie sie folgend noch näher beschrieben sind.

Wichtig dabei ist, die Kommunikations- und Kooperationspartner zur Nutzung und Weiterentwicklung zu motivieren. Hier setzen wir auf geeignete Auswahl, Effizienz und Schulung. Geeignete Auswahl berücksichtigt Eignung für die gestellte Aufgabe und gute Handhabung sowie Passung in die digitale Gesamtstruktur der Schule. Effizienz impliziert den Vorteil der Arbeitserleichterung, ihrer Beschleunigung und Qualitätssteigerung. Mit dem Aspekt der Schulung unterstützen wir die Einführung neuer Systeme und die Motivation ihrer Handhabung: Die Nutzerinnen und Nutzer lernen an arbeitsbezogenen Beispielen den Einsatz kennen und können unmittelbar die damit verbundenen Vorteile erleben.

Kommunikation und Terminplanung über Exchange

Über unseren eigenen mit Microsoft Exchange realisierten Mailserver hat jede Mitarbeiterin / jeder Mitarbeiter unserer Schule einen Mailzugang mit einheitlicher ITECH-Signatur in der Mailadresse, den sie / er über Outlook, Outlook Web Access oder synchronisiert auf mobile Geräte wie Smartphone und Tablet nutzen kann. Das fördert einfache Handhabung und hohe Erreichbarkeit durch unsere Lernenden, Ausbildungsbetriebe, Eltern und weitere schulische Partner und sorgt für eine professionelle Außendarstellung. Über dieses System kommunizieren außerdem die einzelnen Teams bzw. Organisationseinheiten unserer Schule miteinander zeitsparend über bereits angelegte Verteilergruppen.

Neben einem jeweils persönlichen Kalender stehen hierfür abteilungsbezogene und ein schulweiter Kalender zur Verfügung. Hier kann jede / jeder an zentraler Stelle Events und Termine eintragen und pflegen. So können die Kolleginnen und Kollegen unkompliziert per Email zu Terminen einladen und direkt um Bestätigung per Mausklick bitten; es werden Termin-Kollisionen angezeigt, die ohne dieses Tool womöglich zu spät bemerkt würden.

Sharepoint-Systeme zur kooperativen Bearbeitung von Dokumenten

Für die gemeinsame Dokumentenbearbeitung mit Versionierung setzen wir schon lange Sharepoint-Systeme wie WiBeS (‚Wissensmanagement für Berufliche Schulen‘ als Online-Plattform für alle im HIBB zusammengefassten Schulsysteme) ein. Je agiler aber unsere Prozesse wurden, desto statischer wurde auch dieses ursprünglich auf Dateiablage ausgerichtete System für uns und damit für die nicht in unseren eigenen Händen liegende Administration zu unflexibel. Über die guten Ergänzungen wie Mail oder Kalender verfügen wir ohnehin intern, so dass die Bedeutung für uns als Schwerpunktschule der Informationstechnik geringer wurde. Wofür wir WiBeS nach wie vor nutzen, ist die Verwaltung von Jahres- und Abschlussnoten unserer Schülerinnen und Schüler – insbesondere aus datenschutzrechtlichen Gründen. Da aus unserer Sicht eine echte Kollaboration unter den Nutzern kaum möglich ist, haben wir jedoch in den letzten Jahren sukzessive auf die Kollaborationsplattform Confluence umgestellt.

Die agile Wiki-Software Confluence – für effektive Kollaboration und Kooperation

Die Umstellung von WiBeS auf Confluence erfolgte zunächst vor allem für den kollaborativen Teil unserer vielfältigen Aufgaben und hat sich im Zusammenspiel mit unserem Lehr-/Lernkonzept SkiL geradezu notwendig ergeben. Wir sind immer noch dabei, gemeinsam in unserem großen Kollegium die vielen Einsatzmöglichkeiten zu erkunden, kennenzulernen und in die aktive Nutzung zu bringen. Das große Plus von Confluence ist für uns die unkomplizierte und zugleich sehr differenzierte digitale Unterstützung kollaborativer und zunehmend agiler Zusammenarbeit. Einige Beispiele :

• Arbeitsgruppen und Teams erstellen sich eigene Bereiche, in denen ihre Mitglieder direkt an gemeinsamen Dokumenten arbeiten, weiteres Wichtiges verlinken, sich Aufgaben und Verantwortungen zuteilen und den Status der Bearbeitung verfolgen können.
• Teamsitzungen werden mit einer gemeinsam erstellten Agenda vorbereitet, die während des Treffens dann als Protokoll vervollständigt und später ggf. abwesenden Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung gestellt werden kann.
• Veranstaltungen werden vorbereitet, deren vielfältige Anforderungen als „To Do“ direkt bestimmten Teilnehmern zugeordnet und per Mail adressiert werden können. In diesem Sinne funktioniert Confluence wie ein Projektmanagement-Tool.
• Neue Kolleginnen und Kollegen können sich schnell einen Überblick über die laufenden schulischen Standard- und Entwicklungsprozesse verschaffen, wodurch sie sich gut in ihre Arbeitsumgebung einfinden und effektiv mit eigener Kreativität in die laufenden Prozesse einbringen können.

Mittlerweile nutzen wir Confluence aber auch als unsere maßgebliche Plattform zum Speichern und Austausch nahezu aller relevanten Informationen, die unseren Schulalltag betreffen. Im Folgenden seien nur einige Beispiele genannt:

• Unser Handbuch „Qualitätsmanagement“ findet sich gleich auf der Startseite.
• Vorlagen für alle Formen der schriftlichen Kommunikation sind hier hinterlegt.
• Die digitale „Willkommensmappe“ für unsere neuen Kolleginnen und Kollegen steht hier, um ihnen eine zügige Einarbeitung und gutes Zurechtfinden in unserer großen Schule zu erleichtern.
• Schul-Präsentationen in Deutsch und Englisch, auf die unsere Kolleginnen und Kollegen z.B. bei den von ihnen begleiteten Auslandsreisen jederzeit zugreifen können.
• Vorstellung neuer schulübergreifender Projekte mit der Einladung, sich durch Beiträge zu beteiligen.
• Darstellung von allen Evaluations-Ergebnissen für die Kolleginnen und Kollegen; aktuelle Beispiele: Ergebnisse von Fokusgruppen-Gesprächen mit den Klassensprechern zufällig ausgewählter Klassen, Ergebnisse von Befragungen zur Mitarbeiterzufriedenheit oder vom sog. Leitungsfeedback.

Lernmanagementsystem Moodle

Moodle hält nicht nur für unsere Schülerinnen und Schüler viele Möglichkeiten des selbstverantworteten und individualisierten Lernens / Arbeitens bereit (s.o.). Es unterstützt im entscheidenden Maße auch die Kooperation von uns Lehrerinnen und Lehrern: Wir profitieren gegenseitig von den gemachten Erfahrungen, indem die digital bereitgestellten Lehr-/Lern-Arrangements (Projekte, Workshops und Module) überarbeitet und mit Kommentaren versehen werden können. Die Inhalte werden allen zur Verfügung gestellt, es gibt keine geschlossenen Bereiche. Dadurch können Lerneinheiten gemeinsam abgestimmt und allen zugänglich gemacht werden. Der Aufwand, fortwährend neue „eigene“ Module erstellen zu müssen, entfällt. Es bleibt mehr Zeit für die individuelle (!) Betreuung von unseren Schülerinnen und Schülern. Auch für die Kommunikation und Kooperation mit den ausbildenden Betrieben ist Moodle für uns sehr wertvoll. Über die sogenannte LOK-Plattform auf Moodle realisieren wir den Großteil unserer Kommunikation mit unseren vielen hundert Betrieben. LOK steht dabei für Lernortkooperation und geht auf unserer Plattform in diesem Sinne auch weit über nur informative Inhalte hinaus. Es ist die Einladung zur aktiven Mitgestaltung der schulischen Ausbildung und des schulischen Lebens. Da die gewählten LOK-Vertreter ebenfalls Schreib- und Gestaltungsrechte auf der Plattform haben, wird hierüber echte Kooperation realisiert.

Zusammenarbeit mit externen Partnern über Webex, Skype etc.

Wir haben über die Jahre eine Reihe von internationalen Partnerschaften und Kooperationen etablieren können. Zur Planung gemeinsamer Aktivitäten erfolgt unser Austausch meist über das Internet, sei es über Webex Teams, Skype oder andere Kanäle. Einige Beispiele hierfür:

• Bereits seit 2004 sind wir autorisierte Cisco Networking Academy, seit April 2019 auch Instructor Training Center (ITC) und Academy Support Center (ASC). Die Kommunikation und Zusammenarbeit mit unseren – nationalen wie auch internationalen – Instruktoren erfolgt im Vorwege zu gemeinsamen Veranstaltungen meist über die Cisco Videokonferenz-Plattform Webex Teams. So auch die Planung des diesjährigen Nationalen Cisco-Akademietages, der vom 3. bis zum 4. Mai 2019 bei uns an der ITECH stattfindet. Aber auch E-Learning-Einheiten zur Information über bestimmte Kurse und / oder die Nutzung technischen Equipments finden darüber statt. Häufig werden sie aufgezeichnet und in anderen Plattformen für eine breite Community zur Verfügung gestellt.
• Auch in der Kooperation mit Microsoft setzen wir zur Vorbereitung gemeinsamer Projekte, wie beispielsweise einer virtuellen Vernetzung über die Cloudplattform Azure, die beschriebenen Kommunikations- und Kooperationswerkzeuge ein. Selbstverständlich unter Beachtung der jeweiligen datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO.
• Unsere zweimal jährlich stattfindenden Studienreisen an die Robert Morris University (RMU) in Chicago werden in der Vorbereitungszeit immer begleitet durch einen intensiven Austausch via Skype und per Mail.
• Amerikanische Kollegen der RMU schalten sich außerdem zu Pitch-Präsentationen und zur Abnahme der Hackathon-Ergebnisse via Skype direkt mit in unser Klassenzimmer.
• Ein echtes Highlight wird im kommenden Jahr die Ausrichtung des trinationalen Hackathons bei uns an der ITECH mit Teilnehmern aus Chicago von der RMU, aus Taipeh von der Ming Chi University (Taiwan) und aus Hamburg von der ITECH sein. Die Vorbereitungen sind bereits angelaufen, natürlich über die bekannten Kommunikationskanäle.

Vernetzte Anzeigemedien für den Vertretungsplan und aktuelle Hinweise

Gleich gegenüber dem Eingang zur ITECH, wenn unsere Schülerinnen und Schüler die Pausenhalle betreten, hängt der große Monitor mit stundenaktuellen Infos zum Vertretungs- und Raumplan. Für unsere Lehrpersonen gibt es den gleichen Service im Lehrerzimmer – mit der zusätzlichen Funktion, selbst Veränderungen eintragen zu können, die dann sofort in der Pausenhalle erscheinen. Ganz neu ist, dass diese Funktion ab jetzt auch über jeden beliebigen Rechner in der Schule, zu Hause sowie über Smartphone, Tablet und Co. anzusteuern ist: Die Anmeldung erfolgt über den Account der Lehrpersonen einfach mit dem Passwort für das Schulnetz. Basis dafür ist die Plattform WebUntis, welche autorisierten Benutzern die jeweils gewünschten Pläne anzeigt.

Digitale Information zu Vertretungsunterricht

Von der Homepage aus ist der direkte webbasierte Zugriff auf aktuelle Vertretungen und Raumänderungen möglich, die sekündlich aktualisiert dort dargestellt werden. Als Mitarbeiterin/Mitarbeiter ist hier auch die Buchung von Räumen möglich. Auch hier ist WebUntis Basis, aber ergänzt um selbst erstellte Webapplikationen, um den Funktionsumfang gezielt und datenschutzrechtlich passend einer breiteren Öffentlichkeit zur Verfügung stellen zu können.

Das digitale Klassenbuch

In einigen Klassen sind wir aktuell gerade in der Erprobungsphase für das digitale Klassenbuch, welches grundsätzlich gut in unsere digitale Strategie passt. Neben den vielfältigen Chancen eines solchen Systems, sind aber auch Handhabbarkeit und Datenschutz zu bedenken, weshalb die flächendeckende Einführung noch nicht vollzogen wurde.

Digitaler Prozess der Krankmeldung und Information über verpassten Unterricht

Aufgrund des „responsive design“ unserer Homepage kann von jedem Ort und jedem Gerät die Krankmeldung erfolgen. Über unser entsprechendes dahinter liegendes Funktionspostfach wird die Krankmeldung automatisch und sofort der Klassenlehrerin bzw. dem Klassenlehrer zugestellt, so dass sie den entsprechenden Eintrag im (digitalen) Klassenbuch vornehmen können. Über unsere Lernplattform oder die mitgesendete Email kann direkt der Link zu den gerade im Fokus stehenden Aufgaben des Tages zurückgesendet werden, so dass Transparenz herrscht und im Anschluss an die Krankheit nahtlos angeknüpft werden kann.

Digitaler Anmeldeprozess für Auszubildende

Hier kommen das Mailsystem der FHH und die Schulverwaltungssoftware WinSchool zum Einsatz. Betriebsvertreter schicken per Email die Anmeldung neuer Auszubildender mit Beschulungswünschen. Diese Daten werden ins Schulverwaltungssystem übernommen und sofort mit einer automatisch generierten Empfangsbestätigungs-Email quittiert. Nach Zuteilung der Auszubildenden in die Klassen werden pdf-Dateien mit den passenden Einladungen generiert und per Email an die Betriebsvertreter geschickt. Dies spart Kosten für Druck und Porto, beschleunigt den Anmeldeprozess und erhöht die Sicherheit, den richtigen Ansprechpartner zu erreichen.

Ticketsystem

Wer „irgendwie Probleme mit dem PC“ hat, sich auch nach dem fünften Versuch nicht richtig auf der gewünschten Plattform anmelden kann oder einfach drei neue Mäuse fürs Klassenzimmer braucht, der…. schreibt einfach ein Ticket. Das gilt sowohl für die Schülerinnen und Schüler wie auch für die Lehrpersonen. Im Hintergrund bearbeitet dann eine kleine Arbeitsgruppe von IT-Kollegen die unterschiedlichen Anliegen – und zwar sehr schnell und zuverlässig. Ein Service, den alle Mitarbeiter im Hause außerordentlich zu schätzen wissen.